Op Nu.nl stond vorige maand het artikel Minder papierwerk in ziekenhuis levert twee uur per week op. Wetenschappers lieten in een onderzoek zien dat er meer tijd voor het verbeteren van de zorg komt als artsen en verpleegkundigen alleen “zinvolle” gegevens bijhouden.

In het artikel staat dat de artsen en verpleegkundigen die meededen aan het onderzoek gemiddeld maar liefst 55 minuten per dag bezig zijn met het registeren van gegevens. Dat zal in de andere ziekenhuizen in Nederland niet heel anders zijn.

Slechts een kwart van de geregistreerde informatie wordt gebruikt voor betere zorg. De rest van de informatie gaat naar toezichthouders en naar de Raad van Bestuur (RvB).

Kan dat uit?

Er zijn vast goede redenen om deze gegevens te verzamelen. Maar als toezichthouder of RvB-lid zou ik er van schrikken dat medewerkers zó veel tijd kwijt zijn aan dit werk. We willen toch dat medewerkers in de zorg vooral met hun patiënten bezig zijn, en zo min mogelijk met administratie?

Eén van de redenen waarom deze administratie zo veel tijd kost, is de slechte kwaliteit van de systeem-interfaces. Het artikel op Nu.nl zegt er niets over, maar via andere kanalen weet ik dat ze treurig zijn. Onoverzichtelijk, lelijk en weinig intelligent. Naast tijdsverlies veroorzaken ze ook frustratie en motivatieproblemen bij het personeel.

Ook dat zou RvB-leden zorgen moeten baren: er vloeit veel tijd en energie weg op deze manier. Er is daarmee een uitstekende business case te maken voor het verbeteren van de interfaces van registratie-software.


Berekening

Volgens het CBS waren er in Nederland in 2017 (de meest recente cijfers) ongeveer 76.000 verpleegkundigen werkzaam in ziekenhuizen (de artsen rekenen we dus nog niet mee). Het gemiddelde dienstverband is 2/3 volgens het UWV. 76.000 verpleegkundigen zijn daarmee ongeveer 50.500 fulltimers. Het gemiddelde bruto-salaris van een verpleegkundige is 3.060 euro per maand (40 u/pw, voltijd).

Laten we voor elk van die fulltime-equivalenten regelen dat ze ongeveer een kwartier per dag minder administratie hoeven te doen. Moet te doen zijn als het gemiddelde nu 55 minuten is. 15 minuten per dag x 5 = 75 minuten per week per persoon besparing. Dat doen we keer 50.500 verpleegkundigen = 3.787.500 minuten per week / 60 minuten = 63.125 uur per week bespaard. Oftewel ruim 1.500 full-time weken werk (63.125 minuten / 40). Als een fulltimer 3.060 euro per maand kost, en we dat delen door 4.2 weken per maand gemiddeld, kost een fulltimer 728,57 euro per week. Vermenigvuldigd met de 1.500 weken dat ruim een miljoen euro besparing per week.

Maar hoe dan?

We kunnen de systemen veel makkelijker maken voor de medewerkers. Net zoals in dit stuk gaat het hier in wezen om informatie die van de ene mens naar de andere mens moet.

En dus kunnen we dat vervoer van informatie ook als een dienst gaan ontwerpen: hoe help ik deze zorgmedewerker de gegevens zo snel en gemakkelijk mogelijk op de juiste plek te krijgen? ICT kun je tegenwoordig niet meer los zien van service design.

Voor dat service design-werk heb je mensgerichte onderzoekers en ontwerpers nodig. Mensen die gaan kijken op de werkvloer, meelopen met de artsen en verpleegkundigen en bekijken hoe de administratietaken hun werkdag beïnvloeden.

Mensen die eerst een diagnose stellen (“hier moet het beter”) en dan interventies doen (“en zo kunnen we het oplossen”). En dan liefst die interventies ook weer onderzoeken in de praktijk, om te zien of ze inderdaad meer tijd en minder frustratie opleveren.

Een behulpzame laag

Moet je daarvoor het hele systeem opnieuw gaan bouwen? Lang niet altijd. Kijk bijvoorbeeld met de leverancier naar mogelijkheden om alleen een nieuwe ‘tussenlaag’ te laten maken - een bezoekersinterface die bovenop het bestaande systeem komt.

Een laag die je medewerker helpt om haar doel te bereiken en die continu slim meedenkt. Vooringevulde velden, de juiste hulpteksten, slimme koppelingen om data op te halen (uiteraard met goede waarborgen voor de privacy van de betrokkenen), geen overbodige vragen, etcetera.

Het is allemaal mogelijk, maar je moet er wel de juiste mensen voor inhuren. En dat zijn onderzoekers/ontwerpers die oog hebben voor hoe je mensen blij kunt maken door ze sneller hun doel te laten bereiken.

Eerste stap

Als toezichthouder, RvB-lid of medewerker van het ministerie van VWS zou je er voor moeten vechten dat je de mensen in de zorg zo min mogelijk in de weg zit. De eerste stap in dat traject is je bewust worden van hoe de situatie op dit moment is.

Ga zelf eens kijken op de werkvloer hoe veel impact deze systemen hebben. Of laat een onderzoeker een dagje filmen in een willekeurig ziekenhuis. Geef een opdracht voor een compilatie van vijf minuten met screenshots en uitspraken van medewerkers, om te laten zien in jullie volgende vergadering.

Dat leidt onvermijdelijk tot de wil om dingen te gaan verbeteren - en de business case om aan andere stakeholders te laten zien dat dit moet gebeuren.