Je hebt een geweldig team van professionals dat werkt aan het ontwerpen van jullie online diensten. Goed opgeleide, capabele mensen waar je vertrouwen in hebt.

Aan het begin van dit project hebben jullie samen duidelijke afspraken gemaakt over resultaten, richtlijnen, budget en mensen. Binnen de afgesproken kaders moet het team het werk doen waar ze goed in zijn - het is immers hun expertise.

De presentatie

En nu is de grote dag daar: het team presenteert de resultaten van hun ontwerptraject. Ze laten zien welk proces ze gevolgd hebben: exact wat jullie afgesproken hadden. En de tests met klanten die ze hebben gedaan? Die bewijzen dat het nieuwe ontwerp een enorme verbetering is voor de doelgroep.

Aan het einde van de presentatie vraagt het team om je feedback. Een ongemakkelijk gevoel bekruipt je - wat moet je nu zeggen? Je vindt het ontwerp misschien wel wat... leeg? Een beetje saai zelfs, qua kleur? Moeten er niet wat meer foto's in? Dat zou de beginpagina misschien wel gezelliger maken?

En straks moeten jullie het presenteren aan jouw baas. Gaat zij het misschien ook te saai en te weinig vernieuwend vinden? Niet dat 'vernieuwend' een doel was in dit project, maar je weet dat je baas houdt van de laatste snufjes.

Misschien moeten we het ontwerp toch nog wat aanpassen op deze punten, denk je, terwijl je op je pen bijt. Misschien maakt dat het ook makkelijker om het ontwerp erdoor te krijgen? Ja!

Stop

Allemaal heel logische, menselijke reacties. Natuurlijk wil je graag je mening geven. En je hebt je eigen eerste indrukken.


Lucy Liu legt uit hoe we het voortaan gaan doen allemaal, in de film Charlie's Angels.

Maar toch: op dat punt moet je jezelf keihard tot de orde roepen. Op basis van jouw smaak en de (nu nog hypothetische) meningen van je baas ga je niet het afgesproken proces onderuit halen. Je kunt namelijk niet delegeren en dan toch zelf bepalen hoe dingen er uit gaan zien.

Deze mensen zijn geselecteerd voor het project op basis van hun kwaliteiten, dus je weet dat je op hun expertise kunt vertrouwen. Het team heeft gedaan waar jullie een deal over hadden. Op basis van de vastgestelde doelen hebben ze onderzoek gedaan en beslissingen genomen vanuit hun expertise.

Als jij daar op het laatste moment wijzigingen in gaat aanbrengen, op basis van je eigen smaak en (laten we eerlijk zijn) je beperktere kennis van wat er precies speelt in het project, dan schend je in wezen de afspraak die jullie hadden.

Je demotiveert op die manier je team, maar minstens zo erg: je zorgt niet voor het beste resultaat voor je uiteindelijke bezoekers. Je ontwerpers en onderzoekers hebben niet voor niets de beslissingen genomen die ze namen - en het blijkt goed te werken.

Smaken en meningen

Smaakdiscussies steken vaak de kop op in vergaderingen waar ontwerp besproken wordt, en dat gebeurt tot op het hoogste niveau. Iedereen heeft wel een mening over wat mooi is en wat niet. En het is ook gewoon lekker om het gevoel te hebben dat je aan het meedenken bent, om lekker creatief bezig zijn.

En toch is het gedrag dat je zo snel mogelijk moet uitbannen. Deze discussies zijn namelijk geen productief gebruik van de tijd van duurbetaalde leidinggevenden.

Ten eerste kost het tijd die ze beter aan andere dingen kunnen besteden. Ten tweede leidt het tot onnodig werk als ze toch aangepaste versies laat maken van het ontwerp op basis van hun eigen smaken of meningen. En ten derde leidt het tot demotivatie (en daarmee kapitaalvernietiging) bij de uitvoerende medewerkers.

Hou je bij je taak

Effectief delegeren is ook heel goed in de gaten houden waar je je wel en niet mee moet bemoeien. Op de hogere niveau's in een organisatie is het je taak in vergaderingen om te checken of procesafspraken zijn nagekomen, of doelen gehaald worden en of je vertrouwt op de expertise van je medewerkers.

Is dat zo? Dan moet jij vervolgens faciliteren dat de volgende processtap gezet wordt. Klaar. Volgende punt op de agenda.

Dat is geen leuke boodschap. En het is niet makkelijk om je er aan te houden, bijvoorbeeld als het betekent dat je tegen je baas moet zeggen "ik denk niet dat wij hier bezig moeten zijn."

Maar toch moet je strenger zijn voor jezelf, je collega's én de lagen boven je. Houd iedereen scherp op zijn of haar taak en toegevoegde waarde - dan bereik je sneller en beter de doelen die je voor ogen hebt.