Nog niet zo lang geleden las ik het boek “Simple Sabotage”. Het is gebaseerd op een field manual uit 1944 van de Office of Strategic Services, de voorloper van de CIA. In dit handboek staat allerlei technieken beschreven waarmee je de vijand in de weg kunt zitten, zonder dat het in de gaten loopt.
Eén onderdeel van de field manual beschrijft manieren waarop je de organisatie van de vijand kunt ondermijnen – met name de effectiviteit van hun procedures en vergaderingen. De technieken die het boekje beschrijft zijn heel subtiel – én heel destructief. Ze zijn als virussen: moeilijk te zien, moeilijk om je tegen te verweren en bijna onmogelijk om te voorkomen.
De schrijvers van “Simple Sabotage” zien de technieken uit het field manual ook terug in organisaties van nu. En daar zijn ze nog nét zo destructief. Het gaat dan niet om infiltranten en saboteurs, maar mensen die onbewust aan het saboteren zijn.
Sabotage door Gehoorzaamheid
Eén van de effectieve technieken om je organisatie te saboteren is door altijd precies te doen wat je wordt opgedragen en daar niet van af te wijken. Een voorbeeld uit de praktijk om te laten zien hoe onbewuste sabotage op de manier van “Simple Sabotage” tot ellende leidt.
Veel gemeenten blijken te worstelen met de vraag of zij raadsdocumenten moeten publiceren met een zogenaamde “natte handtekening”. Dat klinkt misschien wat viezig, maar dat is het niet. Een natte handtekening is een handtekening van inkt, die dus te herleiden is naar de persoon die ‘m gezet heeft. Als er een natte handtekening op een document staat weet je zeker dat het document officieel is en dat er een persoon voor verantwoordelijk is. Tot zover niks aan de hand.
Alle gemeenten willen graag hun besluiten online publiceren. Een prima idee. Maar op de één of andere manier is de indruk ontstaan dat die besluiten alleen gepubliceerd mogen worden als ze voorzien zijn van een handtekening. Die indruk is echter niet terecht, zoals de ICT-jurist en universitair docent Mathieu Paapst beschrijft.
De polonaise van gehoorzame mensen
Er hoeft geen handtekening onder een document geplaatst te worden voor de online publicatie. Niet nat en niet digitaal.
Maar veel ambtenaren zijn met de beste bedoelingen achter elkaar aan gaan lopen. Ze hebben documenten onder de scanner gelegd zodat er een “foto” van het document mét handtekening online kon worden gezet.
Dat betekent dat je niet kunt zoeken in het document, dat het niet geïndexeerd kan worden, dat je het niet (of heel slecht) kunt bekijken op mobiele apparaten, dat je het niet kunt herpubliceren of hergebruiken in andere documenten en dat mensen die afhankelijk zijn van andere manieren van informatie verwerken (bijvoorbeeld blinden) er niets mee kunnen.
Zo’n scan heeft zó veel nadelen dat je zou denken dat het al veel meer mensen zou opvallen dat er iets niet klopt en dat je beter naar een andere manier van publiceren kunt zoeken.
Maar dat gebeurt dus pas als er iemand (van buitenaf) vragen over stelt. Tot die tijd is het veilig om keurig te gehoorzamen en te doen waarvan je denkt dat het je taak is.
Onbewuste sabotage
De mensen bij de gemeente deden keurig wat er van ze verwacht werd. Ze zetten allerlei documenten online, maar wel op een manier die niet goed toegankelijk bleek te zijn.
En dat is heel lastig voor de mensen die deze documenten moeten lezen en in hun werk gebruiken - mensen die van de informatie in deze stukken afhankelijk zijn.
Het is een kostbare zaak om deze fout te gaan herstellen: heel veel documenten bij heel veel gemeenten moeten opnieuw op websites geplaatst worden. Allemaal doordat mensen elkaar een hyper-correcte (en uiteindelijk onjuiste) manier van werken aanpraatten.
En dat is precies hoe onbewuste sabotage werkt. Ook onbewuste sabotage is namelijk een wolf in camouflage.
“Maar wat kan ik er aan doen?”
Als je iets ziet waarvan je denkt dat het niet goed is voor de mensen waar het om draait, schroom dan niet en stel het ter discussie! Misschien moeten de dingen ‘die nu eenmaal zo moeten’ helemaal niet écht zo.
Dat is trouwens niet altijd makkelijk – vaak heb je zelf niet de rust en ruimte om een stapje achteruit te doen en te zien wat er aan de hand is. De waan van de dag brengt immers al zo veel gedoe met zich mee.
Lees “Simple Sabotage” ook eens. Het is heel verhelderend als hulpmiddel om te kijken naar je eigen organisatie.
Of roep de hulp in van mensen die iets minder diep in jullie processen en organisatie zitten. Met een frisse blik kunnen zij misschien meer gedrag van je organisatie aanwijzen dat niet effectief is. En zo je helpen om je dienstverlening te verbeteren.