Vroeger spitte je weekendkranten, tijdschriften en vakbladen door op zoek naar vacatures, tegenwoordig zoek je alles online. Actueel, overzichtelijk en gemakkelijk – want je solliciteert met een paar muisklikken. Maar hoe gebruiksvriendelijk is online solliciteren nu echt voor jou als sollicitant?

Het zijn economisch lastige tijden en de markt is lastig voor (web)redacteurs – en daar ben ik er één van. Nog vrij jong, natuurlijk vreselijk goed in het eigen vakgebied, maar ook aan het eind van een aflopend jaarcontract.

Gelukkig zijn er soms vacatures. Meestal kun je nog altijd op papier reageren, maar waarom zou je? Solliciteren per mail is gemakkelijker. Maar wat gebeurt er wanneer je je sollicitatie online verstuurt? En hoe doe je dat, of vooral: wat doet de ontvanger voor jou?

Een mail: veel werk voor allebei. Is dat jouw probleem?

Solliciteren per mail heeft vooral voordelen voor de sollicitant: je kunt in je eigen woorden vertellen waarom jij de ideale kandidaat bent, net als in een ouderwetse brief. Dat geldt ook voor je curriculum vitae en eventuele bijlagen – bijvoorbeeld een selectie van eigen artikelen.

De ontvanger heeft het daar maar lastig mee; die moet lezen, lezen, lezen – en gaat vervolgens stapeltjes maken. Tamelijk arbeidsintensief, maar dat was ook zo in de tijd van de papieren brief.

Na zo’n verzonden mail krijg je meestal meteen een ontvangstbevestiging. Vaak staat daarin wanneer je uitsluitsel kunt verwachten, maar niet altijd. Soms lees je dit:

Dear applicant,

Thank you for your application and the interest you have shown in A. Due to the high number of responses we receive for each job vacancy, we are unfortunately NOT able to respond to each applicant personally.

Therefore only short listed candidates will be contacted.

We aim too to settle the recruitment procedure within 4 weeks after the vacancy closing date.

With kind regards,

HR Department

Moet ik nu zelf in mijn agenda zetten wanneer ik misschien wel of misschien niet een uitnodiging krijg? Is het dan niet beter om alle kandidaten een mail te sturen aan het einde van de procedure – een afwijzing dan wel uitnodiging? Heel veel moeite moet dat ook niet kosten.

We zijn een week na de deadline van een vacature. Je krijgt die ene mail met een uitnodiging of, het gebeurt, een afwijzing. Jammer genoeg kiezen veel bedrijven of instellingen in de correspondentie voor een algemeen verzendadres – recruitment@bedrijf.nl – waar je vervolgens vaak niet op kunt reageren. En als sollicitant heb je daar heel weinig aan: ook wanneer je het niet wordt, wil je graag weten waarom niet.

Wat je gelukkig steeds vaker ziet, is dat je in een afwijzing een kort rijtje van gebruikte selectiecriteria krijgt. Gewenste opleiding, cv, ervaring, motivatie, maar ook bijvoorbeeld taalfouten in je brief.

Beste Jeroen,

Helaas, we nodigen je niet uit voor een sollicitatiegesprek bij B. Op onze vacature voor redacteur hebben bijna 250 mensen gereageerd, onder wie een aantal met een passender opleiding of werkervaring. Met hen gaan we nu verder praten.

Vanwege het aantal reacties kunnen wij niet alle belangstellenden een persoonlijke onderbouwing sturen.

We hopen dat je daar begrip voor hebt. Om je toch te inzicht te geven in de reden van afwijzing, heb ik hieronder de meest voorkomende redenen op een rijtje gezet.
- de motivatie om te komen werken bij B ontbreekt of komt niet duidelijk genoeg naar voren;
- taal: typefouten, taalfouten, te veel formeel taalgebruik, clichés en kromme zinnen;
- de werkervaring ligt op een ander vlak, bijvoorbeeld ervaring in tv- ofdagbladjournalistiek;
- de opleiding: een HBO-opleiding, terwijl onze voorkeur uitgaat naar een afgeronde WO-opleiding.
- een onduidelijk cv (jaartallen ontbreken, geen duidelijke structuur) of is niet zakelijk opgesteld (te veel vormpjes en kleurtjes); - de cv of je brief was veel te lang.

Ik hoop dat je hiermee uit de voeten kunt.

In ieder geval bedankt voor je interesse in B. We wensen je veel succes met eventuele andere sollicitaties.

Een formulier: aanvinken, invullen, opsturen. En dan?

Op zo’n online vacature komen soms 50, 150, 250 reacties. Leuk, die belangstelling voor je vacature, maar als ontvanger weet je: daar gaat je dag – of week. Het kost veel kostbare tijd om die paar goede kandidaten eruit te pikken. Gelukkig biedt moderne ICT oplossingen om snel te kunnen schiften.

Veel grotere bedrijven, instellingen en overheden kiezen voor een formulier op hun website. Als sollicitant vul je netjes zaken als naam, adres, mailadres, telefoonnummer en andere personalia in – en je kunt ook nog je cv en motivatie uploaden als Word-document. Vooral handig voor de werkgever, want mits goed geprogrammeerd krijgt zij aan de achterkant alle gegevens netjes op een rijtje per mail binnen.

Handig voor de sollicitant? Nee en ja. Je kunt natuurlijk niet op de jou eigen manier een compleet verhaal vertellen, maar door de geschetste mogelijkheden om relevante documenten te uploaden kun je je ei wel degelijk kwijt.

Maar is het nu wel echt zo handig aan de kant van de ontvanger? Hoe nuttig is het om een sollicitant al via het computerscherm het hemd van het lijf te vragen – en dan ook nog met vragen die niet relevant zijn voor die ene specifieke functie zelf? Nu spreek ik toevallig Zweeds, maar een Hollandse webredacteur verplicht vragen zijn of haar kennis van het Portugees of Hongaars in te vullen…? Misschien had je toch dat standaardformulier niet moeten gebruiken. In de systemen van grotere bedrijven kan het helaas vaak niet anders.

schermafdruk: lang sollicitatieformulier

Uiteindelijk komt het moment dat je als sollicitant op ‘verzenden’ klikt. Maar dan gebeurt soms dit:

Fatale Error

Sessie verlopen! Dat enorme formulier geeft jou als werkgever misschien veel duidelijkheid, maar blijkbaar was het toch wat te lang voor de sollicitant… Dus die mag weer helemaal opnieuw beginnen met invullen. Niet alleen vervelend omdat zij of hij nu echt hard moet doortikken en -klikken, maar het is ook niet echt goed voor het beeld van je bedrijf.

Een login: omslachtig. Dus waarom?

Er is al het nodige geschreven over wat je wel en niet moet doen wanneer je als bedrijf online sollicitanten wilt trekken. Een apart inlogformulier wordt vaak genoemd als een mogelijke hindernis: elke handeling kan er een te veel zijn. Toch kom je het bij sommige bedrijven tegen, vooral bij grotere organisaties met ingewikkelde P&O-apparaten, zoals multinationals en overheden.

Bij bepaalde functies en opleidingen is het systeem te begrijpen. Stel: je bent geoloog en wilt graag bij een groot Nederlands oliebedrijf werken. Dan keer je misschien regelmatig terug naar de site van dat bedrijf om naar geschikte vacatures te kijken, en dan is het makkelijk wanneer je gegevens snel beschikbaar zijn.

Anderzijds: iemand die solliciteert naar één bepaalde functie – bijvoorbeeld webredacteur – doet dat waarschijnlijk ook maar één keer, of toch niet elke week of maand. Moet je die wel lastigvallen met een verplichte inlognaam en wachtwoord?

Conclusie: er is een middenweg

Natuurlijk is er nooit één beste manier. Toch lijkt een online formulier met mogelijkheden tot eigen aanvullingen, maar zonder login, een heel redelijke middenweg.

Als sollicitant kun je grotendeels je eigen verhaal vertellen, als werkgever krijg je de duidelijkheid van een aantal vaststaande criteria voor je vacature. Daarbij mag je van een sollicitant best verwachten dat hij of zij wat moeite doet – maar dwing iemand dan niet in een verplicht inlogprofiel en laat je kandidaat ook geen zaken invullen die irrelevant zijn voor de functie.

Wees in je proces wel duidelijk over hoe je verder communiceert, en doe dat alvast in je vacaturetekst of ontvangstbevestiging. Leg alle stappen uit, vertel wanneer de sollicitant antwoord kan ontvangen – en maak aan het einde van je procedure duidelijk op basis van welke criteria je kandidaat wel of niet wordt uitgenodigd.

Wees open en waar mogelijk beschikbaar voor contact, maar maak in je mail ook duidelijk dat dat soms fysiek niet mogelijk is. Neem maar van mij aan dat de sollicitant dat echt waardeert.

Jeroen Dommisse (1975) is een ervaren bedrijfsjournalist en webredacteur. Hij slaat wel eens een boek open over usability of user experience, maar weet ook weer niet alles.