Ik werk als ontwerper tegenwoordig bijna altijd in agile teams. Wat ik merk is dat het voor organisaties vaak best spannend is om teams hun gang te laten gaan.

Leiders denken dat agile hetzelfde is als stuurloosheid. De werkzaamheden van een team worden dan op een ouderwetse manier gecontroleerd. Daardoor neemt het vertrouwen tussen team en leider af. Zonder vertrouwen functioneert agile niet, waardoor leiders nog meer gaan controleren. Een negatieve spiraal is het gevolg.

Hoe geef je sturing aan een agile team zodat het vertrouwen blijft? En hoe zorg je er voor dat mensen zelf initiatief kunnen nemen, maar wel de goede kant op blijven gaan?

In de militaire wereld lossen ze dit probleem op met iets dat in de krijgskunde 'commander's intent' wordt genoemd: letterlijk vertaald de intentie van de aanvoerder. Het is een simpel idee. De leider bepaalt samen met het team het beoogde eindresultaat (het wat), en zorgt dat de achterliggende reden goed begrepen wordt (de waarom). Vervolgens gaat het team aan de slag. Dat is het.

Waarom werkt leiden aan de hand van intentie zo goed?

'Agile' betekent wendbaar. Wendbaarheid wil zeggen dat een groep snel en moeiteloos in actie kan komen. Een wendbare groep kan zelf bijsturen als er iets onverwachts gebeurt. Dat betekent dus dat een agile team zoveel mogelijk zelf de verantwoordelijkheid moet hebben over het werk.

Als een team een opdracht krijgt die bestaat uit een voorgekookt stappenplan, dan kan het onmogelijk agile zijn. Want onverwachte gebeurtenissen zijn onvermijdelijk. En zodra de wereld verandert kan het stappenplan de prullenbak in. Wat dan?

Er is een alternatief. Geef het team een opdracht die niet voorschrijft wat de stappen moeten zijn, maar wel heel expliciet is over het wat en waarom. Dan kunnen ze zelfstandig reageren op onverwachte dingen en nog steeds de juiste kant op bewegen.

Omdat de leider niet voorkookt hoe het werk gedaan moet worden groeit het vertrouwen. Door het aan het team over te laten hoe ze het werk doen wordt impliciet ook gezegd dat de leider er op vertrouwt dat het team het doel zelfstandig kan bereiken.

Dit werkt goed voor het aansturen van individuele teams. En het werkt ook bij het op één lijn houden van groepen teams binnen een organisatie. Als opdrachten qua intentie met elkaar in harmonie zijn, dan is het niet meer nodig om continu te overleggen over wat de teams van moment tot moment aan het doen zijn.

Je hoeft dus niet te kiezen tussen een samenhangende organisatie en individueel initiatief. Als je leidt met intentie zijn dat geen tegengestelde dingen. Ze zijn zelfs prima met elkaar verenigbaar. En de ultieme beloning is: de hele organisatie wordt wendbaarder.