Hè hè, eindelijk kunnen we van start met ons mooie nieuwe project. We gaan lekker aan het werk met een nieuw samengestelde groep mensen die al een tijdje in de organisatie werken. Lekker om dan superpositief te beginnen. Het verleden laten we rusten en we gaan zeker niet moeilijk lopen doen over wat we allemaal al weten. Een nieuwe start vraagt om optimisme, nietwaar?

Inderdaad, een nieuw project vraagt om optimisme. Tegelijkertijd smeekt het om realisme. We moeten de gevaren van het project onder ogen durven zien. Het wordt namelijk nooit alléén maar leuk.

Iemand moet de lastige problemen bespreekbaar maken, en wel direct aan het begin van het project. Dat doen wij met een workshop die we het 'Het Zwarte Gat' hebben genoemd. Want sommige project-problemen zijn zo groot dat ze alle energie opslokken en er niets moois meer kan ontsnappen.

Wat zuigt de energie uit een project?

In de meeste gevallen wordt een project gedaan door een groep mensen die elkaar al kennen. Soms zijn het twee bestaande teams die gaan samenwerken. En bijna altijd hebben deze mensen een cultuur of een bepaalde geschiedenis met elkaar.

De meeste teams weten eigenlijk perfect waarom eerdere projecten die ze samen deden niet hebben opgeleverd wat er van verwacht werd. Bijvoorbeeld dat er te veel gepolderd werd en er daardoor geen beslissingen werden genomen. Dat een bepaalde afdeling niet op tijd gehoord werd en daar zó geïrriteerd van raakte dat ze het project gingen traineren. Dat soort dingen zijn heel waardevol om te weten. En toch vinden we het vaak moeilijk om ze te bespreken.

Dit project mislukt omdat...

Tijdens de workshop wordt elke deelnemer gevraagd om drie redenen waarom dit project gaat mislukken op te schrijven. Omdat we aan het ontwerpen zijn gebeurt dat natuurlijk op post-its.

Iedereen moet de mogelijk negatieve invloeden spuien, en dat voelt als een bevrijding. Eindelijk is het niet weer Henk die altijd negatief moet zijn, nee, iederéén doet het even aan het begin van het project.

Daarna komt een ronde waarin de mensen de dingen die ze op hebben geschreven voorlezen aan de groep. Het is vaak een feest der herkenning, en vaak horen mensen iets waar ze zelf niet aan hadden gedacht, maar dat ze wel als een projectrisico beschouwen.

Het Zwarte Gat

Al die post-its gaan we nu in groepjes van 4-5 personen bespreken. De groep bepaalt of het beschreven probleem een laag risico, een gemiddeld risico of een hoog risico heeft. De dingen met een hoog risico zuigen alle energie uit het project en, je raadt het al, laten het project in een zwart gat verdwijnen.

Die zware projectrisico's willen we natuurlijk vermijden. Per risico spreken we af wie verantwoordelijk is om het te voorkomen. En we bespreken met de groep welke praktische acties we moeten doen om dit risico vóór te zijn.

Aan het begin van elk project

Laatst gaf Marrije deze workshop op Agile Camp en daar kreeg ze de vraag of wij dit met echte opdrachtgevers doen. Het antwoord is: ja natuurlijk doen we dat! Aan de start van elk project.

Het is leuk om te doen en bijzonder nuttig. We zouden gek zijn om het niet te doen. En weet je, het optimisme waarmee je aan het project begint heeft er enorm veel baat bij. Want optimisme is niet naïef: écht optimisme is dat je er op kunt vertrouwen dat er voor elk probleem een oplossing is.

En nu?

Misschien wil je nu zelf ook wel aan de slag met zo'n zwarte gat-workshop, bijvoorbeeld omdat je gaat starten met een gloednieuw project. Download de poster en print 'm uit. Succes!

Misschien vind je het toch spannend en zoek je wat hulp. Aarzel niet en mail marrije@eend.nl, bellen mag natuurlijk ook. We komen deze workshop (teaser-alert, we doen dan ook een oefening die veel positiever is) graag met jouw team doen. Een leuke en nuttige start, ook als je ons verder niet nodig hebt in het vervolgtraject. Want het zwarte gat, daar kun je maar beter niet in terecht komen.