De Provincie Zuid-Holland had behoefte aan een plan van aanpak voor het realiseren van een nieuwe website. Op zoek naar een partner voor ondersteuning, kwam de provincie bij Eend terecht via ons werk voor Rijksoverheid. Dat wij al eerder een provincie (Groningen) hadden geholpen met websitevernieuwing, was natuurlijk nuttige ervaring.

De opdrachtgever had al veel voorwerk gedaan. Gebruikersonderzoeken en andere evaluaties van de website gaven een goed beeld van wat anders zou moeten én kunnen.

Site past niet meer bij dienstverlening

Duidelijk was dat de site niet goed meer aansloot bij de veranderende dienstverlening. Hij was traditioneel ‘top-down’ ingericht, in losse silo’s van kennisgebieden. Terwijl de provincie nu meer opgavegericht wil werken, door teams van deskundigen samen te stellen die met een onderwerp aan de slag gaan. Ook wordt participatie steeds belangrijker: Zuid-Holland wil inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties zo veel mogelijk betrekken bij plannen en projecten.

Om concreet met een nieuwe website aan de slag te gaan, moesten nog enkele stappen worden gezet. Zoals wensen verzamelen bij collega’s uit allerlei lagen binnen de organisatie om zo draagvlak te creëren. Eend heeft vooral advies gegeven over de te volgen stappen. Wat zijn de grootste uitdagingen waar de organisatie voor staat en wat is een goede werkwijze om hiermee aan de slag te gaan?

Interactieve sessies en interviews

We zijn gestart met een kick-offsessie met een kleine groep van vooral communicatiemedewerkers. Onderdeel hiervan was een nuttige workshop over de vraag: wat speelt er binnen de organisatie wat het welslagen van het project zou kunnen belemmeren? Samen hebben we vastgesteld wat de grootste risico’s konden zijn en waar we binnen de organisatie konden aankloppen om deze risico’s te verminderen.

Hierna volgde een uitgebreider traject. We interviewden een tiental uiteenlopende medewerkers binnen de provincie. We vroegen ze wat hun achtergrond was, welke richting ze de provincie op zagen gaan, welke maatschappelijke ontwikkelingen invloed hadden op het werk van de provincie en welke wensen ze hadden voor een nieuwe website.

Tegelijk met de interviews organiseerden wij vijf intensieve sessies met een stuk of tien deelnemers. In interactieve werkvormen kwamen vragen aan de orde als: wat is er nu niet goed aan de site, welke richting willen we graag op, hoe kunnen we de dienstverlening verbeteren en hoe zorgen we dat dit gebeurt? Na afloop van zo’n sessie hing het vol post-its met vaak bruikbare opmerkingen.

Advies: Lean aan de slag

De sessies en interviews leverden veel waardevolle informatie op. Die hebben wij verwerkt in een advies om op een lean manier in teams aan de slag te gaan met vernieuwing van de website.

Hoe doe je dat? Door eerst één onderwerp aan te pakken waarmee je echt het verschil maakt voor een bezoeker. Verbeter dit en test het. Is het een succes? Dan kun je deze werkwijze vervolgens op meerdere gebieden toepassen.

Lerende organisatie

Zo ontstaat er een lerende organisatie. Belangrijk hierbij is dat collega’s verbinding met elkaar zoeken, informatie met elkaar delen en aan elkaar vragen of ze goed op weg zijn. Zo begeleid je de veranderingen waar de organisatie voor staat op een geleidelijke manier. En voorkom je de weerstand die abrupte veranderingen vaak oproepen.

Met ons advies heeft de provincie een praktische blauwdruk in handen om aan de slag te gaan met een nieuwe website. Wat Eend er zelf van geleerd heeft? Onder meer veel nieuwe kennis over waar een provincie zich mee bezighoudt. Als burger weet je hier verrassend weinig over. Wij merkten dat er bij de provincie veel capabele mensen werken die zich erg inzetten om dingen te bereiken. Met een kleine organisatie zijn ze hard bezig om de organisatie en zijn dienstverlening te vernieuwen.