Eend maakte voor de provincie Zuid-Holland al een plan van aanpak voor het realiseren van een nieuwe website. Nu dat project concreter werd, gingen wij verder met de uitwerking van het ontwerp en de structuur. Hierin verwerkten wij wensen van allerlei afdelingen binnen de organisatie. Ook inspireerden wij medewerkers om keuzes te maken bij het aanbieden van informatie op de site.

Voorwerk voor uitvoeringsfase

Toen wij in het vorige project allerlei mensen binnen de provincie interviewden, bleek duidelijk de behoefte aan een nieuwe website. Inmiddels was Zuid-Holland bezig met de voorbereidingen om dit ook uit te gaan voeren: van het opzetten van een projectorganisatie en het vrijmaken van budget tot nadenken over een nieuwe huisstijl.

De opdracht voor Eend was om voorwerk te doen: input verzamelen binnen de organisatie en wireframes maken met de belangrijkste elementen erin zodat vormgevers, interactie-ontwerpers en ontwikkelaars er praktisch mee aan de slag kunnen gaan. In eerste instantie focusten wij ons op twee onderdelen van de website: projecten en subsidies.

Knippen en plakken met projecten

De provincie voert allerlei projecten uit, vooral op het gebied van verkeer en vervoer. Hoe kun je die het beste presenteren op de provinciesite? Om dat te onderzoeken, organiseerden wij een aantal sessies met medewerkers. Daarbij begonnen we bij de basis, door dit onderdeel van onderaf te bekijken. Wat voor soorten projecten zijn er eigenlijk? Kunnen we een of twee projecten helemaal analyseren om een project terug te brengen tot de bouwstenen ervan?

We begonnen onze sessies met een presentatie: hoe geeft Zuid-Holland projecten weer en hoe doen andere provincies het? Dit hielp om medewerkers buiten hun eigen vaste kader te laten kijken. Daarna zijn we letterlijk gaan knippen en plakken. We legden de groep een concrete situatie voor met een persona die iets wil weten over een project. Kan ze dat vinden in het project zoals het nu is en zo nee, hoe zou je het dan kunnen verbeteren?

De medewerkers gingen bestaande projectpagina’s in stukjes knippen en assembleren (en dingen toevoegen als er iets ontbrak). De resultaten werden in kleine groepjes aan elkaar gepresenteerd. In het begin waren de meeste deelnemers nog terughoudend. Maar het was leuk om te zien dat de opdracht steeds meer begon te leven. Al snel verdween de schroom om dingen rigoureus anders te doen of zelfs weg te gooien. Het leidde tot levendige discussies: ‘Voor wie zetten we al deze informatie er eigenlijk op?’ Dit was precies de richting die we op wilden: mensen aansporen om duidelijke keuzes te maken.

Eend is flexibel om per situatie te kijken welke aanpak het beste is. In hun methodes staat de gebruiker altijd voorop. Door hun aanpak wordt duidelijk wie de eindgebruiker nou eigenlijk is en niet in algemene bewoordingen maar heel concreet als mens van vlees en bloed. Een eindgebruiker waar je ook mee praat, die je bevraagt en uithoort over wat diegene nodig heeft. Die gesprekken zijn nodig voordat je iets doet. Eend laat zien dat dat heel veel nieuwe inzichten oplevert.

Hoe je die eindgebruiker beter leert kennen, daar kan Eend heel goed over meedenken, de juiste vragen stellen, research doen en vervolgens sessies begeleiden in de organisatie. Die sessies leveren veel energie op. Eend weet de organisatie goed te betrekken, ook in coronatijd waarin omschakeling nodig is van fysieke, creatieve post-it sessies naar online. Stap voor stap werken we toe naar een werkend prototype dat vervolgens getest kan worden.
— Maartje Stevens

Synthetiseren

Uit de sessies bleek dat er een paar soorten projecten waren: kleine afgebakende projecten, grote projecten met diverse subprojecten en externe projecten waarbij je grotendeels kunt verwijzen naar externe bronnen. Van een aantal projecten hadden we na de knip- en plakwerk-sessies goede opzetjes.

Onze ontwerper Merel ging deze concepten vervolgens synthetiseren. Ze heeft de geknipte pagina’s naast elkaar gelegd zodat de overeenkomsten duidelijk werden. Uit de input was een duidelijke lijn te destilleren met vaste elementen.

Wireframes en prototypen

Het onderwerp ‘Subsidies’ hebben we op een vergelijkbare manier geanalyseerd. Na het vaststellen van een logische indeling heeft Merel wireframes gemaakt van de pagina’s over projecten en subsidies.

Deze bieden vooral een snel overzicht: wat moet en kan ik op deze pagina doen, hoe zit dit project in elkaar of voor wie is deze subsidie bedoeld? We hebben geprobeerd de inhoud korter en praktischer te maken waar het kon. Veel dingen vereenvoudigden we, maar soms bleken dingen ook complexer te zijn dan hoe het op de site stond.

Na een feedbackronde van de opdrachtgever ging ze verder met het maken van prototypen. Die zijn weer verder uitgewerkt in vormgegeven webpagina’s. De nieuwe huisstijl was nog niet beschikbaar, maar de pagina’s hebben al wel een nieuwere, frissere uitstraling.

Gebruiksonderzoek

Deze webpagina’s konden we met mensen testen. Zowel met beleidsmedewerkers die met de materie te maken hebben als met ‘gewone’ burgers. Deze tests - in coronatijd online op afstand gehouden - verliepen erg positief.

We zagen dat mensen er snel doorheen klikten, zowel bij projecten als bij subsidies. De opbouw van de pagina’s die we hadden bedacht bleek goed te werken. We zagen mensen soepel scannen: hier moet ik zijn en hier juist niet.

Volgende onderdelen

Voor de projecten en subsidies deden wij een uitgebreid project met sessies, wireframes, prototypes en tenslotte gebruiksonderzoek. Alle resultaten zijn nu opgeleverd als bruikbare input voor de ontwerpers en bouwers.

Inmiddels zijn we begonnen aan andere onderwerpen van de provincie-site. Deze nemen we net wat minder uitgebreid onder handen. We houden wel online interviews met inhoudsdeskundigen die de benodigde achtergrondinformatie leveren. Daarnaast gaan we zelf op zoek naar verbeterpunten en ‘best practices’ van andere provincies.

Daaruit maken we weer een synthese en doen we een voorstel met hoe het beter zou kunnen. Dat leggen we weer voor aan betrokkenen binnen de provincie. Die set wireframes gaan ook in de doos met voorbereidingsinput voor de nieuwe site.

Eend kan iets abstracts omtoveren naar concreet: voor wie doen we wat en hoe en met welk doel. En vervolgens hoe ziet het eruit? Zij vertalen alle wensen en behoeften naar heldere interactie-ontwerpen die tot de verbeelding spreken. Deze helpen heel goed om de organisatie en het management inzicht te geven in de eindgebruiker. Of om bij de eindgebruiker te testen en dat kunnen ze ook prima voor je doen. Verder zijn de mensen van Eend geweldig om mee samen te werken, ze zijn altijd positief, meedenkend en inspirerend!
— Maartje Stevens

Durf keuzes te maken

Voor Eend is dit een erg interessante opdracht om aan te werken. Het is leerzaam om meer inzicht te krijgen in hoe de provincie Zuid-Holland functioneert. Op onze beurt nemen wij onze ervaringen mee die wij eerder opdeden bij andere provincies en overheidsorganisaties.

Wij konden in het project vooral toegevoegde waarde bieden door mensen te motiveren om keuzes te durven maken: wat vertel je wel en wat kun je best weglaten waardoor je informatie nog duidelijker wordt? En natuurlijk om altijd te blijven kijken vanuit het perspectief van de burger of ambtenaar die je site moet gebruiken.