Op zondag 20 september hebben we weer onze jaarlijkse Onze Lootjes-werkdag gehad. Wat hebben we er dit jaar van geleerd?

Goede voorbereiding werkt

Onze Lootjes is ons liefdewerk-project: een website waar je lootjes kunt trekken voor Sinterklaas of Kerst of welk ander feest dan ook. Aan de statistieken kunnen we zien dat de bezoekers al heel vroeg beginnen met lootjes trekken: het eerste weekeinde van oktober is echt al de start van het seizoen. Vóór die tijd moeten we dus nieuwe dingen gereed hebben.

Ons team bestaat uit acht mensen, wat het niet heel makkelijk maakt om een afspraak te maken. Goed vooruit plannen dus. We hebben dit jaar eerst een lunch gepland, om met elkaar te praten over wat we wilden gaan verbeteren.

Tijdens de lunch hebben we besproken wat we graag wilden gaan doen. We hebben alle ideeën op post-its genoteerd en later in Slack opgeschreven. Twee weken later hebben we via Slack (met hun mooie reactie-emoji’s) gestemd op de ideeën, om te kijken welke het meest urgent/nuttig/interessant waren.

Het was goed om in alle rust een aantal keer na te denken over wat we precies gingen doen. We merken dat het veel tijd scheelt op de werkdag zelf: je kunt dan heel effectief aan de slag gaan, omdat iedereen al weet wat we gaan doen en stiekem ook al heeft kunnen nadenken over het hoe.

Een heel strak proces is niet nodig

Dit is het vierde jaar dat we Onze Lootjes hebben. We zijn inmiddels behoorlijk goed op elkaar ingespeeld, dat helpt. Ook zijn we door de ervaring realistischer geworden in wat we wél en niet voor elkaar kunnen krijgen op zo’n dag.

Onze technische infrastructuur is inmiddels goed voor elkaar. We gebruiken Github met een automatische deploy naar de staging server, waardoor we allemaal tegelijk aan dezelfde site kunnen werken en nieuwe dingen ook direct kunnen testen.

Dat betekende dat we op de werkdag zelf redelijk los met ons proces om konden gaan. We hebben drie keer een standup gedaan waarin we bespraken wie wat ging doen. We hadden alleen de hoofdtaken op postits staan, en deden verder alles in overleg. Het helpt natuurlijk als je allemaal aan één grote tafel zit, maar we merkten deze keer dat we geen Trello of Asana ofzo nodig hadden om de taken in bij te houden.

Eén ding dat we nog wel willen verbeteren is een beter overzicht van de basisdocumenten en wat ook alweer waar staat. Omdat we maar één keer per jaar aan dit project werken, zakt dat altijd een beetje weg. We hebben ook dringende behoefte aan een goed ontwerpdocument waarin alle onderdelen van de popkes in de exact juiste formaten staan - arme Ivo heeft dit jaar weer erg veel moeten schuiven met hoofdjes en truitjes.

Go with the flow, ship it squirrel

De werkdag heeft dit jaar (naast veel gezelligheid) ook een berg kleine, concrete verbeteringen opgeleverd. Een betere gebruikerservaring, betere content en SEO, en mooie nieuwe popkes.

Doordat we geen stress hadden over wat we gingen doen hebben we dit jaar voor het eerst écht verbeteringen geshipt op de dag zelf (en geleerd over de Ship It Squirrel). Er staan ook nog wat dingen klaar die later in de maand live gaan, plus promotieplannen die we nog uit gaan voeren.

We waren zó ‘Go with the Flow’ dat er zelfs ruimte bleek te zijn voor spontane extra’s. Maaike en Ivo bedachten IederPopke, een twitterbot die iedere dag om twaalf uur een random popke tweet. Albert zette deze ’s avonds in een handomdraai nog even in elkaar.

Albert maakte ook nog een beeldvullend behangseltje dat je iedere keer kunt refreshen voor weer tientallen random popkes. Zet ‘m vooral aan op plaatsen waar ze grote schermen hebben!

Laatste ontdekking van deze dag: de pepernoten van de Pepernotenwinkel zijn prima, en als je pepernoten op tafel zet tussen mensen die hard werken worden ze allemaal opgegeten.

Kom je ook lootjes trekken bij Onze Lootjes?