Nou hèhè, daar is -ie dan: de nieuwe website of het nieuwe intranet. Met je team echt keihard aan gewerkt, en zelfs op tijd afgerond. En je bent zo trots als een pauw. Je kijkt uit naar de reacties. Je collega’s kennende zal het waarschijnlijk gematigd positief zijn, met hier en daar een compliment.

Maar dat valt tegen… Een paar vocale collega’s overstemmen het intranet met hun mening. De minpunten worden uitvergroot tot enorme proporties. Wat een verbetering is, wordt als verslechtering gezien en de stemming slaat volledig om. Heb je daar nou zo hard voor gewerkt, is dit dan je dank?

illustratie: groep mensen met megafoons roepen naar een eenling die het hoofds laat hangen

Winst, verlies en veranderingen

Waarschijnlijk is wat jullie gemaakt hebben echt veel beter dan wat er eerst was. Zijn je collega’s dan stom? Dat kan, maar het hoeft niet. Waarschijnlijk is er iets anders aan de hand.

Je collega’s kunnen hun spullen niet op de plek vinden die ze eerder gewend waren. En misschien overvalt het ze gewoon. Misschien hadden ze op bepaalde functionaliteiten gehoopt (waarvan jij weet dat ze onbetaalbaar bleken) en vinden ze die niet terug.

Dat voelt als verlies. En in die teleurstelling uiten sommige mensen zich op een manier die onaardig overkomt. En laten we wel wezen: zo’n nieuwe website of intranet staat natuurlijk nooit op zich. Een beetje consultant zou het digitale transformatie noemen, maar laten we het houden op een verandering. Het is een verandering voor je collega of misschien zelfs de hele organisatie. En dat is lastig.

Kondig je project aan

Ik krijg altijd kriebels als ik hoor dat mensen niet van veranderingen houden. Het lijkt me onzin. Als je dit leest, en je hebt één of meer kinderen gekregen dan weet je dat er superveel veranderd is in je leven. Of wat denk je van een verhuizing? In beide gevallen heb je de mazzel dat je je er een poos op kunt voorbereiden. Waarschijnlijk is het dus zo dat mensen niet van onaangekondigde verrassingen houden. En daar kun je op inspelen!

Informeer je collega’s over jouw project. Dat begint natuurlijk met een berichtje op het intranet. Maar deze keer niet een normale aankondiging dat je project is aangevangen. Nee, je kondigt aan waar je collega’s kunnen meekijken met wat er gebeurt.

Zodra de eerste ontwerpen er zijn kun je al van start. Wat wordt de sfeer, welke functionaliteiten komen er in? Wat staat er op het wensenlijstje voor ontwikkeling in de toekomst? Allemaal dingen die je in de openbaarheid kunt laten zien.

illustratie: groep mensen luistert naar een eenling met een met megafoon en superhelden-cape

Denk als een ambassadeur

Je bent de ambassadeur van je project. Het jouw taak om je collega’s te informeren en om ze voor te bereiden op de veranderingen die gaan komen. Om zo alvast de ‘zachte landing’ van het project voor te bereiden.

Zo kun je bijvoorbeeld ook een vaste dinsdag of donderdag plannen om vlakbij de kantine te gaan staan met een paar laptops. Ik zou zeggen, doe het iedere twee weken. Gewoon een uurtje rond lunchtijd. Ook als je denkt dat je niks nieuws hebt.

Dan kunnen je collega’s alvast het ontwerp of prototype zien. Ze kunnen het zelfs gebruiken en kijken of het prettig werkt. Daarmee sla jij trouwens twee vliegen in één klap: je doet op deze manier ook meteen een kort gebruiksonderzoek, want je let goed op wat je collega’s doen, niet alleen op wat ze zeggen.

Neem ze mee

Hou deze werkwijze het hele proces vast. Net als bij een verhuizing of zwangerschap geef je zo iedereen de tijd om alvast te wennen aan de verandering die er komt.

Investeer tijd in je collega’s. Het gaat hierbij niet eens zo zeer om draagvlak, het gaat er om dat mensen meegenomen worden in het proces. Als je dit consequent aanpakt zul je merken dat het product veel makkelijker haar plek vindt.