Eend was al betrokken bij de eerste stap richting een verbeterd Rijksportaal. Nu wilde de Rijksoverheid concrete input verzamelen voor een aanbesteding om de vernieuwing te realiseren.

Volgende fase in traject

Rijksportaal is het intranet voor alle ministeries en verschillende uitvoeringsinstanties van de overheid. Deze omgeving bestaat al geruime tijd in de huidige vorm en is hard aan vernieuwing toe. Eerder hebben we daarvoor een visueel prototype gemaakt en gebruiksonderzoek gedaan. Dit leidde tot veel positieve reacties.

Inmiddels was het project na een langere aanloopperiode in een volgende fase beland. De Rijksoverheid wilde het traject in beweging krijgen om het vernieuwde Rijksportaal daadwerkelijk te kunnen realiseren. Zo’n groot project moet natuurlijk worden aanbesteed. Om de opdracht zo concreet mogelijk te omschrijven, vroeg de opdrachtgever aan Eend om een praktische stijlgids te maken voor de partij die de implementatie zou moeten gaan doen.

Leidraad voor ontwerp

Deze stijlgids zou een duidelijke leidraad moeten zijn voor ontwerpvragen als: wat moet een pagina allemaal kunnen, hoe ziet hij eruit, welke onderdelen zijn er mogelijk, wat zijn vaste stukjes tekst of andere terugkerende elementen, hoe werken bepaalde interacties precies?

Ontwerpers Jeroen en Merel hebben het ontwerp een stap verder gebracht. Hierbij hebben ze bestaande elementen verfijnd en verder uitgewerkt en diverse nieuwe onderdelen toegevoegd. Vervolgens heeft ontwikkelaar Charis de stijlaanwijzingen uitgewerkt in de interactieve, online stijlgids.

Stijlgids en testtool

Met deze tool kun je losse onderdelen opbouwen en documenteren voor de bouwpartij: een element moet er zo uitzien en het moet zo gaan werken. Maar het is meer dan een interactieve stijlgids, het biedt ook de mogelijkheid om prototypes te testen.

Het is een soort bouwpakket waarin je elementen je kunt aanklikken om prototypes samen te stellen. Zo zie je hoe het echt gaat werken én kun je dingen testen met gebruikers. Dit hebben we ook al gedaan met ambtenaren van de Rijksoverheid, online op afstand via Lookback.

Vergroten van werkplezier

Het werd snel duidelijk dat de testpersonen gelukkig van werden van de nieuwe conceptpagina’s en duidelijk verbetering zagen ten opzichte van de bestaande intranetomgeving. Voor de projectleider was dit prettig, want die kan hiermee de organisatie in met een sterke boodschap: dit moeten we beslist moeten gaan bouwen, hier gaan onze medewerkers heel blij van worden. Als het Rijksportaal deze vorm krijgt, vergroten we het dagelijks werkplezier van duizenden ambtenaren.

Het draagt bij aan je werkmotivatie als je serieus wordt genomen en er gebruiksvriendelijke instrumenten voor je worden ontworpen waar je zelf ook over hebt kunnen meedenken.

En niet onbelangrijk: het heeft ook direct financieel voordeel. Stel je voor dat heel veel mensen een paar keer per dag iets moeten opzoeken dat onnodig 10 minuten extra kost doordat het zo omslachtig is. Als je dat tijdverlies kunt voorkomen, bespaar je behalve frustratie ook veel geld voor de samenleving.

Nadat Eend de stijlgids en de prototypes had opgeleverd, is de aanbesteding voor het implementeren van het verbeterde Rijksportaal in gang gezet. Hopelijk duurt het niet lang meer voordat medewerkers in de praktijk met de nieuwe intranetomgeving kunnen gaan werken.