Een complexe intranetomgeving vernieuwen is een lastig proces. Hoe krijg je hier vaart in? In een vroeg stadium prototypes laten testen zorgt voor inzicht én draagvlak.

Intranet aan vernieuwing toe

Het Rijksportaal is het intranet voor alle ministeries en verschillende uitvoeringsinstanties van de overheid. Rijksambtenaren kunnen hier (inter)departementaal nieuws lezen en bronnen raadplegen zoals adresgidsen. Dit intranet bestaat in de huidige vorm al heel wat jaren en is duidelijk aan vernieuwing toe. Eend kreeg de opdracht om een visueel prototype te maken voor een gemoderniseerd Rijksportaal.

Aan de start van dit project hebben we een aantal sessies gedaan met de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) om te bepalen wat dit project eigenlijk zou inhouden. Wat is de voorgeschiedenis, welke wensen leven er zoal en wat zijn de mogelijke valkuilen als we ermee aan de slag gaan? Vervolgens hebben we een plan van aanpak gemaakt.

Ontwerp op papier

Ontwerpers Willemijn Bins en Jeroen Visser hebben zich eerst goed ingelezen en zijn daarna gaan schetsen. Met een ontwerp onder de arm zijn ze bij ministeries langsgegaan. Hier hebben ze allerlei ambtenaren aangesproken of ze even mee wilden kijken en hun mening konden geven over het papieren prototype. Onze ontwerpers kregen goede reacties én nuttige suggesties over wat medewerkers wel en niet handig zouden vinden op het Rijksportaal.

Interactief prototype

Eend heeft hierna het bijgeschaafde ontwerp gepresenteerd binnen de Rijksoverheid. Na groen licht van de projectgroep zijn wij het visuele ontwerp gaan vertalen naar een werkend prototype. Hierbij heeft freelance ontwikkelaar Michael Hastrich prima werk geleverd op html/css-gebied, zoals het uitwerken van interactieve elementen.

Gebruiksonderzoek

DPC heeft zelf een uitstekend lab voor gebruiksonderzoek. Hier hebben acht ambtenaren uitgebreid naar het interactieve prototype gekeken en er diverse praktijkopdrachten mee uitgevoerd. De testpersonen waren duidelijk positief over het gebruiksvriendelijke ontwerp en hadden zin om er verder mee aan de slag te gaan. Leuk om te merken: door hun enthousiasme werden andere collega’s ook nieuwsgierig naar het prototype.

Allerlei presentaties hielpen om ons ontwerp voor het vernieuwde Rijksportaal verder te laten ‘landen’ binnen de ministeries. Nu is het wachten op een officiële ‘go’ met de bijbehorende financiering om de vernieuwingen daadwerkelijk te implementeren. Als het project officieel start, kunnen de communicatiemedewerkers aan de slag om ook de content te verbeteren.

Mooi project

Voor Eend was dit een mooi project om aan te werken. We kregen de kans om iets te maken waar veel mensen in hun dagelijkse werk voordeel van kunnen hebben. Ook verliep de samenwerking met de Dienst Publiek en Communicatie heel gestroomlijnd. De projectleiding was goed geregeld en via Slack konden we onderling efficiënt communiceren. Dit hielp om het resultaat op tijd en binnen budget op te leveren.

Het was een groot voordeel dat we met een visueel ontwerp begonnen. Dit gaf ons meer vrijheid om dingen te ontwerpen die echt een verbetering zouden zijn voor de bezoekers. Je kunt een ontwerp immers sneller aanpassen als het technische raamwerk nog niet in aanbouw is.

Het werkende prototype hielp duidelijk om binnen de organisatie feedback te verzamelen en draagvlak te creëren. Als mensen een realistisch voorbeeld kunnen bekijken, wordt sneller helder: wat gaan we nu echt maken en wat zou ik daaraan kunnen hebben?