ProRail
Strategische keuzes vóór nieuwe website
Job van Beek - Interim manager interne communicatie en servicesSnel, flexibel en fijn samenwerken met Eend. Eend zit naast je en vult niet voor je in. Maar laat je zelf nadenken. En praat je niet naar de mond. Ook een advies neerleggen waardoor je terug moet naar de basis schuwt Eend niet. Dat is professie! Voor ons betekende dat niet doorgaan met specificeren van de gewenste website, maar eerst de ontwikkeling van een gedragen contentstrategie die past in onze organisatie. Dat staat aan de basis voor een goed functionerend platform. Eend kijkt niet op een dubbeltje maar gaat voor resultaat. Daar geniet ik van als opdrachtgever.
ProRail was toe aan een nieuwe website en had behoefte aan ondersteuning in dat traject. Als eerste stap richting een aanbesteding inventariseerden wij wat de wensen van het bedrijf waren.
Dynamische organisatie
Als beheerder van de spoorinfrastructuur zet ProRail zich samen met vervoerders in om reizigers en goederen veilig en tijdig op hun bestemming te laten komen. Uitdagend werk met innovatieve techniek, waarbij de online presentatie van het bedrijf nog dynamischer kan.
Tijdens onze gesprekken bij ProRail viel ons op hoe betrokken de medewerkers zijn. Het Utrechtse hoofdkantoor (‘de Inktpot’) mag dan een monumentaal pand zijn, binnen de organisatie troffen we veel frisse energie aan. Dat zorgde voor een inspirerende samenwerking.
ProRail doet ook zijn best om jonge, ondernemende mensen binnen te halen. Die uitstraling toont het bedrijf al op social media en in arbeidsmarktcommunicatie, maar Prorail.nl kan zowel inhoudelijk als visueel wat meer pit gebruiken.
Wensen inventariseren
ProRail wilde dus een nieuwe site, maar wist nog niet precies hoe en wat. Om de opdracht te kunnen aanbesteden, moest dat eerst in kaart worden gebracht. Het bedrijf schakelde Eend in om een programma van eisen te helpen opstellen.
Om de wensen van de organisatie helder te krijgen, hielden we interviews en werksessies met mensen uit allerlei geledingen binnen ProRail. We hoorden veel enthousiaste ideeën, maar merkten dat nog nieta lle medewerkers een concreet beeld hadden bij wat de nieuwe site zou moeten bieden.
Strategische basis
Daarnaast was de organisatie rondom de website naar onze mening nog verder te verbeteren. We zagen kansen voor een centrale webredactie en een duidelijke eigenaar van de website om strategische keuzes te maken.
Daarom was het volgens ons nog iets te vroeg om naar een programma van eisen te te werken. Ons advies aan het spoorbedrijf was: zorg eerst voor een goede strategische basis en denk daarna pas na over de precieze specificaties van de nieuwe website.
Aanbevelingen voor content
Voor de content van de nieuwe site hebben we al wel aanbevelingen gegeven. Ook in dit traject werkte Eend prettig samen met Saskia Schrijver van Inhoud Telt.
Via een enquête en gebruikersonderzoek zijn de toptaken van de website vastgesteld. Ook hebben we een eerste aanzet gegeven voor de nieuwe contentstrategie die er moet komen.
Uitwerken van strategie
ProRail zal nu samen met een bureau de nieuwe contentstrategie verder uitwerken. Eend heeft ook geadviseerd om in een vroeg stadium een realistisch prototype te ontwikkelen. Door deze voor te leggen aan alle betrokkenen, krijg je sneller draagvlak voor het resultaat waar je naartoe werkt.
Wij hebben ProRail vooral op weg geholpen met het stellen van prioriteiten. De opdrachtgever was het met ons eens dat strategische duidelijkheid meer urgentie had dan een zo snel mogelijke aanbesteding van een nieuwe site. Een kleine pas op de plaats om uiteindelijk een grote stap vooruit te zetten!