Zo’n 200 losse websites vervangen door een nieuwe overkoepelende site voor alle Nederlandse ambassades. Een uitdagende opdracht!

Behoefte

De Dienst Publiek en Communicatie (DPC) en de ministeries van Algemene en Buitenlandse zaken wilden graag een gecentraliseerde website voor alle ambassades, de ‘posten’. Voorheen had elke ambassade van Nederland in het buitenland zijn eigen website. Dit maakte de sites lastig te beheren. Ze waren ook aan vernieuwing toe, ze waren bijvoorbeeld nog niet responsive.

De opdrachtgever was intern al lang met het project bezig. Er was al veel over vergaderd door de betrokken partijen en ze waren begonnen met het vaststellen van de structuur. Tijdens dit proces kwamen ze echter vast te zitten, mede door gebrek aan interne ontwerpervaring. Het werd dus tijd om de expertise van een extern bureau in te schakelen.

Structuur

De wens was om alle losse 200 websites samen te voegen tot 2 hoofdsites:

• een site voor alle Nederlanders in het buitenland
• een site voor buitenlandse doelgroepen over Nederland

Een week lang hebben mensen van Eend, DPC en de ministeries in een kamertje gezeten om de structuur vast te stellen van beide websites. Onder hoge tijdsdruk, want er moesten veel beslissingen worden genomen en we wilden snel beginnen met ontwerpen en testen.

We hebben onder meer samen workshops gedaan. Hierin bepaalden we welke informatie we in ieder geval moesten overdragen en hoe we daar een geheel van konden maken.

Concept

Een voorbeeld van een vraagstuk: de website moest een centrale plek worden voor transacties, zoals het verlengen van een paspoort via een ambassade. Soms verlopen zulke transacties wereldwijd op dezelfde manier, soms is de noodzakelijke informatie anders per land. Hoe ga je dat tonen? En hoe beheer je deze content handig, zonder dat je dezelfde info steeds opnieuw moet invoeren?

Ons voorstel: eerst kies je een transactie, dan geef je het land aan, vervolgens zie je de specifieke procedure voor dat land. Zo ontstaat bijvoorbeeld een pagina ‘Paspoort verlengen meerderjarige in Nieuw-Zeeland’.

Eerst hebben we het concept voor de website uitgedacht. Daarna hebben we meteen gebruikersonderzoek gedaan met een klikbaar prototype. Hieruit bleek dat het concept werkt, mensen klikten er snel doorheen.

Vormgeving

Vervolgens vroeg de opdrachtgever ook om een visueel design. Hierover was bij de betrokken partijen enige discussie. Moest de website zoveel mogelijk voldoen aan de bestaande rijkshuisstijl (wat hem makkelijker te bouwen maakt), of gingen we iets eigens neerzetten wat verder afwijkt van de huisstijl? Het was dus zoeken naar het beste compromis.

Eends ontwerper deed een voorstel voor een nieuw grafisch ontwerp als basis voor alle rijksoverheidssites, ook omdat de bestaande huisstijl al enkele jaren oud was. Het opgeleverde ontwerp is een stuk minimaler: legere pagina’s met zo min mogelijk afleiding door bijvoorbeeld navigatie en zijkolommen. Dit sluit aan bij de goede praktijken van de Britse overheidssite GOV.UK en bij gebruikersonderzoek waaruit bleek dat bezoekers veel site-elementen niet zagen.

Kijkje in de organisatie

Eend vond het leerzaam om bij de verschillende organisaties binnen te kijken. Omdat wij nauw samenwerkten met de opdrachtgever, werd het niet als bedreigend ervaren dat een extern bureau zo’n grote rol had. De betrokken partijen kregen het gevoel dat het ontwerp mede van hen is.

De grootste winst was dat we de opdrachtgever in relatief korte tijd naar beslissingen hebben geholpen. En dat we verschillende partijen met uiteenlopende voorkeuren en belangen op één lijn hebben gekregen. Het ontwerpen zelf was maar een relatief klein onderdeel van het proces.

Bezoek Nederland wereldwijd