Gooise Meren: website en informatiesystemen
Snel de belangrijkste taken uitvoeren
Arnoud Dekker - beleidsmedewerker informatievoorziening‘Bij Eend staat de gebruiker altijd centraal. Het team is uitstekend in staat om de wensen van een veeleisende doelgroep te vertalen naar een eigentijds en gebruiksvriendelijk ontwerp. De betrokkenheid bij het gewenste eindresultaat is zeer hoog.’
Op 1 januari 2016 gingen de gemeenten Bussum, Naarden en Muiden samen verder als Gooise Meren. Eend ontwierp de templates voor de website van de kersverse fusiegemeente. Ook legden wij de basis voor een geheel nieuw raads- en bestuursinformatiesysteem.
Ontwerp voor nieuwe publiekswebsite
Gooise Meren vroeg Eend om de publieke website te ontwerpen, op basis van de nieuwe huisstijl die Edenspiekermann heeft ontwikkeld. De site gaat uit van het toptakenprincipe. Hiermee hadden wij al succesvolle ervaringen bij andere gemeenten (zoals Vught, Almelo en De Bilt).
Eend heeft een werkend visueel prototype aangeleverd, met een herkenbare stijl die er echt uit springt. Het bestaat uit html/css-templates met annotaties, waar de webbouwer prima mee uit de voeten kan. Uiteraard werkt ons ontwerp optimaal op alle gangbare apparaten en schermgroottes.
Gooisemeren.nl, waarvoor het projectmanagement en inhoudelijk advies werd verzorgd door De Staat van het Web, neemt veel goede praktijken over van andere gemeentesites waar wij aan werkten. Onderscheidend is de prominente plek voor evenementen (bijvoorbeeld van het Muiderslot of vestingstad Naarden), waar bezoekers vaak naar bleken te zoeken.
RIS/BIS geheel opnieuw opbouwen
De wens voor een nieuw raads- en bestuursinformatiesysteem (RIS/BIS voor intimi) was een grotere uitdaging. Anders dan bij de website bestonden hiervoor geen inspirerende voorbeelden. Bij bestaande systemen was gebruikersgemak duidelijk ondergeschikt aan de techniek.
Daarom hebben we iets geheel nieuws vanaf de grond opgebouwd. Om de behoeften te inventariseren, zijn we interviews gaan houden met raadsleden. Waar houden zij zich mee bezig, hoe bereiden ze zich voor op een vergadering en waar lopen ze tegenaan in het huidige systeem?
Door deze nuttige sessies werd ons duidelijk wat er nodig was om de raadsleden goed in hun werk te ondersteunen. Daarnaast moesten we rekening houden met een secundaire doelgroep: inwoners van de gemeente. Het huidige systeem was nauwelijks toegankelijk voor burgers, door de onoverzichtelijke indeling en het veelvuldige gebruik van afkortingen.
Prototypes en gebruikersonderzoek
In post-it-sessies legden we vast wat er niet mocht ontbreken in een goed systeem. Dit werkten we uit naar een papieren model, waarmee we enkele griffiemedewerkers lieten werken. Vervolgens maakten we een digitaal prototype en observeerden we raadsleden die ermee aan de slag gingen.
Dit leverde een ontwerp op dat een raadslid snel zijn belangrijkste taken laat uitvoeren: zien wanneer de volgende vergadering is en de onderwerpen in zijn portefeuille goed voorbereiden. Hij kan alle relevante documenten indien gewenst direct als pakketje downloaden. Ook kan hij de vergaderdata synchroniseren met zijn eigen agenda.
De agenda in het RIS/BIS hebben we geheel opnieuw vormgegeven. Naadloos hieraan gekoppeld zijn de dossierpagina’s. Bij elk dossier staat duidelijk in welke vergadering het wordt behandeld, welke documenten van belang zijn voor de vergadering, welke besluiten er al genomen zijn en hoe deze tot stand zijn gekomen. Het is voor iedereen inzichtelijk in welke fase een dossier zich bevindt. Zo weet bijvoorbeeld een burger of er nog inspraak mogelijk is.
Echt waarde toevoegen
Voor Eend was dit een erg dankbare opdracht om te doen. We mochten een systeem geheel opnieuw ontwerpen volgens de wensen van mensen die er echt mee aan de slag gaan. Dat doen we graag: iets nuttigs creëren wat er nog niet was. Hier profiteren medewerkers dagelijks van in hun werk. Bovendien heeft het maatschappelijke relevantie: we maken het makkelijker voor burgers om geïnteresseerd te zijn in wat hun gemeente doet.