De Delftse Rekenkamer
Beleidsinformatie beter vindbaar maken
De Delftse Rekenkamer wilde graag weten in hoeverre de online beleidsinformatie van de gemeente goed vindbaar was. Aan Eend de vraag om dit nader te onderzoeken.
Actuele cases
Voor dit onderzoek droeg de rekenkamer drie voorbeelden aan van actuele onderwerpen die interessant zijn voor burgers. Vervolgens zijn wij nagegaan hoe makkelijk het is om informatie over deze onderwerpen te vinden via een aantal zoekmethoden: via Google, via de gemeentelijke website delft.nl en via het raadsinformatiesysteem (RIS) van Delft.
Voor de verschillende onderwerpen, waaronder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), keken we hoe makkelijk we wat vonden en wat de kwaliteit van de zoekresultaten was. Het werd ons snel duidelijk dat de vindbaarheid voor verbetering vatbaar was. Onze bevindingen werden door de Rekenkamer na ambtelijke wederhoor verwerkt in een rapport. Vervolgens is dit rapport gepresenteerd aan de gemeenteraad.
Door het digitale bos de bomen niet zien
De conclusie van het rapport was duidelijk: ‘Het algemene beeld is dat (…) het onvoldoende mogelijk is om snel relevante beleidsinformatie te vinden.’ Voor de raad kreeg dit extra urgentie na een kritisch artikel van een AD-journalist waarin bijvoorbeeld stond dat ‘zelfs raadsleden door het digitale bos de bomen niet zien’.
De huidige obstakels komen deels voort uit het gebruikte raadsinformatiesysteem, dat vooral handig is voor raadsleden om vergaderingen te plannen met de stukken voor een specifieke vergadering erbij. Voor het goed ontsluiten van alle informatie per (langlopend) onderwerp schiet het echter tekort.
Dit is zowel onhandig voor ambtenaren als voor burgers. Het maakt het bijvoorbeeld lastig om nieuwe raadsleden in te werken. En voor burgers is het vervelend dat ze geen goed overzicht hebben in welke fase een project zich bevindt en of ze nog inspraak kunnen hebben bij beslissingen.
Technische beperkingen spelen natuurlijk een rol. Maar uiteindelijk gaat het vooral om de instelling van de organisatie, zo schreef Marrije van Eend op Overheid in contact: “Je moet de moed hebben om goed uit te zoeken voor wie je aan het werk bent, en wat die mensen nodig hebben.”
Onze aanbevelingen
Voor de burgerparticipatie in een open democratische samenleving is het van groot belang dat beleidsinformatie voor iedereen makkelijk bereikbaar is. Daarom hebben wij diverse aanbevelingen gedaan om de vindbaarheid te verbeteren. En daarbij goede voorbeelden getoond van andere overheden die werken met (raads)informatiesystemen, waaronder gemeentes (zoals Gooise Meren) en de Rijksoverheid.
Een belangrijke aanbeveling is om niet alle informatie online aan te bieden in (ontoegankelijke) pdf-bestanden. Als goed voorbeeld zal de Delftse Rekenkamer de inhoud van het rapport Vindbaarheid beleidsinformatie in de nabije toekomst ook via toegankelijke webpagina’s publiceren.
Verder kunnen documenten van betere metadata worden voorzien zodat een bezoeker in één opslag ziet waar ze over gaan en hoe actueel ze zijn. Door meer relevante links te maken vanuit de gemeentelijke site naar het raadsinformatiesysteem of overheid.nl, maak je de samenhang tussen beleidsinformatie voor iedereen duidelijker.
Bij belangrijke projecten die veel partijen aangaan, bevelen wij aan om met dossiers op de gemeentesite te werken. Hierin laat je overzichtelijk zien wat geïnteresseerden moeten weten, wat de status van een project is en waar je achtergrondinformatie zoals beleidsstukken kunt vinden.
Deze verbeterslagen zullen er volgens ons aan bijdragen dat zowel medewerkers als inwoners van de gemeente zich makkelijker kunnen informeren en daarmee het democratische proces versterken.