Onlangs heb ik deelgenomen aan de Masterclass Lean Management bij de Universiteit Nyenrode. We werken bij Eend al enige tijd volgens de principes van Lean UX, en nu vond ik het tijd om meer te leren over hoe je Lean toepast in management en organisatie.
Opbouw
De Masterclass bestond uit twee intensieve, leerzame dagen. Er was een theoretisch deel over de achtergrond en geschiedenis van de Lean-filosofie, maar ook een uitgebreid praktisch gedeelte.
In het praktische gedeelte gingen we in een fabrieksomgeving en in een kantooromgeving aan de slag. Acteurs speelden in de fabriek een prachtig sub-optimaal proces, en wij moesten op verschillende manieren analyseren wat er gebeurde. We leerden zo om te zien waar verspilling (van tijd, beweging, energie of motivatie) zit in een proces, en daar vervolgens iets aan te doen.
In de kantooromgeving moesten de deelnemers aan de masterclass zélf aan de slag, in een rollenspel rond een warrig en demotiverend proces. Ook daar leerden we kijken en verspilling signaleren. En we voelden direct de pijn van werkprocessen waar niet goed over nagedacht is.
We werkten aan verbeteringen van deze gespeelde processen, en dachten tegelijkertijd na over hoe we de geleerde dingen konden toepassen in onze eigen werkomgeving. Een mooie mix van abstract en praktisch dus.
Lekker nerdy voorraadorganisatie-dingetje in de fabriek.
Wat heb ik nou geleerd van deze twee dagen?
Tegen ‘bullshit jobs’
‘Lean Manufacturing’ of ‘Lean Management’ heeft vaak de naam dat het vooral gaat over bezuinigen: meer werk doen met minder mensen. Dat beeld heb ik toch een beetje moeten bijstellen.
In de geest gaat Lean er over dat je zo veel mogelijk waarde probeert te creëren voor je uiteindelijke klant. Alles wat geen waarde oplevert voor die klant, is verspilling.
Als je er zo naar kijkt, zijn veel bureaucratische processen bijvoorbeeld grotendeels verspilling. De klant heeft bijvoorbeeld belang bij een duidelijke, tijdige beslissing van haar overheid, bank of verzekeraar - en alles wat langer duurt of meer moeite kost dan strikt noodzakelijk is ‘waste’.
Je kunt het Lean gedachtengoed dus heel goed inzetten om bijvoorbeeld asielprocedures te versimpelen en versnellen, zoals ze in Zweden hebben gedaan. Onze docent was er zelfs van overtuigd dat Lean een goed wapen kan zijn tegen ‘bullshit jobs’.
Nooit klaar
Lean Management is een voortdurend proces, niet iets dat je één keer doet met je organisatie. Je kunt bijvoorbeeld mooie workshops op de hei organiseren voor je bedrijf en je processen opnieuw vormgeven onder het motto ‘lean’ of ’six sigma’.
Maar als je dat eenmalig doet, doe je het eigenlijk niet goed: lean is een voortdurend proces van hypotheses formuleren, experimenten bedenken, experimenten uitvoeren en blijven leren van de dingen die je probeert.
Lean Management = heel veel whiteboards overal
In de masterclass leerden we over Kata’s: een soort patronen of formules die je kunt gebruiken bij coaching en verbetering. Met die kata’s kun je je mensen helpen zelf te bepalen wat ze willen verbeteren, door ze te laten kijken naar waar ze nu zitten, waar ze willen komen en welke stappen ze zien om naar die gewenste situatie te komen.
In deze filosofie moet een manager niet zelf de oplossingen en experimenten bedenken, maar de medewerkers coachen zodat ze leren kijken en experimenten. Je kunt er meer over lezen in het (erg goede) boek Toyota Kata.
UX-ers hebben wat toe te voegen!
Het viel me tijdens de masterclass op dat wij als UX-ers veel voor organisaties kunnen toevoegen in deze processen. We zijn namelijk gewend om te faciliteren, om (proces-)problemen te signaleren en op te lossen, om nieuwe werkvormen te proberen.
Voor mensen uit ‘traditionele’ corporate omgevingen is dit allemaal nog best wennen. UX-ers brengen ervaring bij veel verschillende soorten organisaties mee, en kunnen met hun frisse ogen meehelpen om organisaties op weg te helpen.
‘Lean’ is een interessant veld met veel directe toepassingsmogelijkheden. Ik ga er zeker de komende tijd verder mee aan de slag, zowel in onze eigen werkprocessen als bij onze klanten.
Meer lezen? Begin eens met Lean UX, Toyota Kata en Lean Enterprise, of volg het weblog van Eric Ries.